Konferencje i kongresy

Organizacja konferencji wymaga jednoczesnego skoordynowania wielu kwestii. Jest to wydarzenie bardzo złożone, w którym niezbędna jest harmonia działania i zgranie całego zespołu. Jego planowanie, koordynacja i realizacja różni się od siebie w zależności od charakteru danej konferencji. Oto kilka wytycznych, bazujących na doświadczeniu naszej agencji, jak zorganizować konferencję krok po kroku.

Nasze wieloletnie doświadczenie jasno nam pokazuje, że nie ma jednego, doskonałego przepisu na to, jak zorganizować idealną konferencję. Przede wszystkim należy działać w sposób uporządkowany i konsekwentny, koordynując pracą wielu osób na kilku polach jednocześnie. Oto, jak robimy to krok po kroku:

• Charakter konferencji
  Wspólnie z klientem określamy charakter konferencji: jaki ma osiągnąć cel, co będzie tematem przewodnim, do kogo skierowany będzie przekaz i jakiej ilości gości oczekujemy. Podsumowanie tych informacji pomoże nam w podejmowaniu kolejnych kroków.
• Planowanie i delegowanie
  Ustalając termin konferencji, zwracamy uwagę na to, aby nie pokrywał się z innym, branżowym wydarzeniem. Następnie przechodzimy do tworzenia jej scenariusza i delegowania obowiązków. Zawieramy w nim jak najwięcej szczegółowo opisanych, najlepiej ułożonych chronologicznie zadań, z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.
• Budżet
  “Mierzymy siły na zamiary”. Podsumowujemy planowane wydatki i razem ze zleceniodawcą określamy budżet konferencji.
• Właściwe miejsce
  Poszukujemy właściwego miejsca, najlepiej świadczącego usługę konferencyjną. Bierzemy pod uwagę jego lokalizację i skomunikowanie, otaczającą go infrastrukturę oraz atrakcyjność wizualną.
• Obsługa techniczna
  Zapewniamy pełną obsługę techniczną, np. multimedia, nagłośnienie, oświetlenie, usługi symultaniczne. O ile zachodzi taka potrzeba, dbamy również o możliwości parkowania, zakwaterowania i catering.
• Dotarcie do uczestników
  W sytuacji, gdy podjęliśmy już wszystkie powyższe kroki, pozostało dotrzeć do potencjalnych uczestników konferencji. Pomagamy również w tym zakresie. Przygotowujemy działania marketingowe, precyzyjnie skierowanych do właściwej grupy docelowej.

Organizując konferencję dla firm, robimy wszystko, aby event był jak najlepszą jej wizytówką. Stawiamy sobie za cel budowanie wizerunku danego przedsiębiorstwa, jako silnej, sprawdzonej i skutecznej marki. Ponadto postępując zgodnie z wyżej opisanymi krokami, pamiętamy o indywidualnych potrzebach danej firmy, ponieważ każda branża wiąże się z nieco odmiennymi wymaganiami. Nieumiejętnie zorganizowana konferencja może odnieść wprost odwrotny skutek, dlatego jej przygotowanie warto zlecić profesjonalistom w tym fachu.

Jako organizatorzy różnego typu konferencji, z doświadczenia wiemy, że zadbanie o każdy szczegół to nie lada wyzwanie. Naszym priorytetem jest, aby każda nasza realizacja była doskonale przygotowana i dopięta na ostatni guzik, zgodna z indywidualnymi oczekiwaniami klienta.