![](https://youagency.pl/wp-content/uploads/2021/04/Layer-44-400x225.jpg)
Organizacja konferencji
Organizacja konferencji wymaga jednoczesnego skoordynowania wielu kwestii. Jest to wydarzenie bardzo złożone, w którym niezbędna jest harmonia działania i zgranie całego zespołu. Jego planowanie, koordynacja i realizacja różni się od siebie w zależności od charakteru danej konferencji. Oto kilka wytycznych, bazujących na doświadczeniu naszej agencji, jak zorganizować konferencję krok po kroku.
![](https://youagency.pl/wp-content/uploads/2021/05/03-konferencje2-400x267.jpg)
Jak zorganizować konferencję krok po kroku
Nasze wieloletnie doświadczenie jasno nam pokazuje, że nie ma jednego, doskonałego przepisu na to, jak zorganizować idealną konferencję. Przede wszystkim należy działać w sposób uporządkowany i konsekwentny, koordynując pracą wielu osób na kilku polach jednocześnie. Oto, jak robimy to krok po kroku:
- Charakter konferencji
Wspólnie z klientem określamy charakter konferencji: jaki ma osiągnąć cel, co będzie tematem przewodnim, do kogo skierowany będzie przekaz i jakiej ilości gości oczekujemy. Podsumowanie tych informacji pomoże nam w podejmowaniu kolejnych kroków. - Planowanie i delegowanie
Ustalając termin konferencji, zwracamy uwagę na to, aby nie pokrywał się z innym, branżowym wydarzeniem. Następnie przechodzimy do tworzenia jej scenariusza i delegowania obowiązków. Zawieramy w nim jak najwięcej szczegółowo opisanych, najlepiej ułożonych chronologicznie zadań, z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. - Budżet
“Mierzymy siły na zamiary”. Podsumowujemy planowane wydatki i razem ze zleceniodawcą określamy budżet konferencji. - Właściwe miejsce
Poszukujemy właściwego miejsca, najlepiej świadczącego usługę konferencyjną. Bierzemy pod uwagę jego lokalizację i skomunikowanie, otaczającą go infrastrukturę oraz atrakcyjność wizualną. - Obsługa techniczna
Zapewniamy pełną obsługę techniczną, np. multimedia, nagłośnienie, oświetlenie, usługi symultaniczne. O ile zachodzi taka potrzeba, dbamy również o możliwości parkowania, zakwaterowania i catering. - Dotarcie do uczestników
W sytuacji, gdy podjęliśmy już wszystkie powyższe kroki, pozostało dotrzeć do potencjalnych uczestników konferencji. Pomagamy również w tym zakresie. Przygotowujemy działania marketingowe, precyzyjnie skierowanych do właściwej grupy docelowej.
![](https://youagency.pl/wp-content/uploads/2021/05/03-konferencje3-400x267.jpg)
Organizacja konferencji dla firm
Organizując konferencję dla firm, robimy wszystko, aby event był jak najlepszą jej wizytówką. Stawiamy sobie za cel budowanie wizerunku danego przedsiębiorstwa, jako silnej, sprawdzonej i skutecznej marki. Ponadto postępując zgodnie z wyżej opisanymi krokami, pamiętamy o indywidualnych potrzebach danej firmy, ponieważ każda branża wiąże się z nieco odmiennymi wymaganiami. Nieumiejętnie zorganizowana konferencja może odnieść wprost odwrotny skutek, dlatego jej przygotowanie warto zlecić profesjonalistom w tym fachu.
Jako organizatorzy różnego typu konferencji, z doświadczenia wiemy, że zadbanie o każdy szczegół to nie lada wyzwanie. Naszym priorytetem jest, aby każda nasza realizacja była doskonale przygotowana i dopięta na ostatni guzik, zgodna z indywidualnymi oczekiwaniami klienta.
Jesteś zainteresowany organizacją konferencji?
Każdy event wyceniamy indywidualnie, dopasowując się do potrzeb klienta.
Zapraszamy do kontaktu.